Header Ads

Últimas

Você está perdendo tempo e dinheiro reembolsando seus funcionários?


Negligência com o processo faz com que ele custe muito mais à sua empresa. Saiba por que o dinheiro está indo embora e aprenda como sanar o problema por Jander Martins, CEO da Nexaas



*Por: Jander Martins




Uma prática tradicional nas empresas, ao final do ano, é analisar todas as contas, identificar os erros e acertos e, a partir de uma gestão estratégica, realizar o planejamento financeiro do ano seguinte. Nesse processo, é preciso dar atenção a todos os setores, mas uma área que muitas vezes é negligenciada na análise e planejamento é o reembolso dos funcionários que têm atividades externas - e, acredite, isso está custando caro.

Dificilmente é feito um estudo acerca das despesas dos colaboradores fora da empresa, com transporte ou alimentação, por exemplo. Definir um budget para as equipes, baseado no histórico de gastos e atividades, é apenas o básico. É recomendado fazer um estudo mais profundo no setor, buscando táticas para otimizar os processos e, consequentemente, economizar. 

Quando não é feito o planejamento adequado, acaba-se gastando muito mais do que o necessário. Soma-se a isso, os gastos escondidos, que podem ser imperceptíveis no dia-a-dia na área de reembolsos, incluindo o tempo dessa atividade na sua equipe administrativa. Saiba quais são algumas das despesas ocultas e motivos por quais sua empresa pode estar perdendo dinheiro com o reembolso dos colaboradores:

1. Impressão de comprovantes
Geralmente, todos os comprovantes de gastos externos de cada funcionário precisam ser anexados ao relatório de despesas, para - como o próprio nome diz - comprovar cada despesa e auxiliar na análise pelo setor financeiro. Com o crescimento de uso de serviços online de transporte, entre outros, os comprovantes gerados pelas plataformas precisam ser impressos, e aí está outro custo escondido do reembolso de seus funcionários: as impressões excessivas - o que também gera uma pilha de papéis a ser analisada pelo financeiro. 

A tecnologia tem trazido muitos avanços nesta área. Por meio de aplicativos de gestão de reembolsos, o colaborador fotografa o comprovante logo que o recebe. Assim, esse fica arquivado junto à despesa no sistema, para posteriormente ser analisada e reembolsada ao mesmo.

2. Tempo de execução dos relatórios
Fazer os relatórios finais de reembolsos é trabalhoso, e custa um tempo precioso do funcionário em sua execução. Ferramentas atualmente dispensam a necessidade de tais relatórios, e a despesa pode ser inserida em tempo real. Assim, o tempo do colaborador pode ser utilizado de outra forma no final do mês, ou seja, a produtividade do funcionário é potencializada.

3. Análise de relatórios
Depois de feitos os relatórios mensais de despesas, esses precisam ser analisados pelo financeiro, e a pilha de papéis de todos os funcionários da empresa chegando na mesma semana do mês dificulta e torna ainda mais lento o trabalho. Automatizando os processos e distribuindo a verificação dos gastos por parte do financeiro da empresa ao longo de todo o mês, o tempo de análise pode ser reduzido em mais de 50%, pois tudo é analisado praticamente em tempo real.

4. Possíveis fraudes
Na área de reembolsos há outro perigo para as empresas: as fraudes. É bastante difícil monitorar todas as equipes que têm atividades externas e, em alguns quesitos, quase impossível se não houver o auxílio da tecnologia. A despesa com locomoção que é reembolsada com base na quilometragem que o colaborador roda com o próprio carro é um desafio para a fiscalização. Tecnologias de gestão de reembolso podem auxiliar a transpor este obstáculo por conta de ferramentas de geolocalização. O colaborador sinaliza quando começa e termina suas viagens corporativas com carro próprio, e o aplicativo calcula automaticamente a quilometragem e custo, com base no preço por quilômetro estabelecido pela empresa.

5. Sustos no fim do mês
Por fim, um dos motivos de esta área estar entre as mais negligenciadas no planejamento financeiro da empresa é o seu alto grau de imprevisibilidade. Os gastos podem variar muito de um mês para o outro e, na forma tradicional de declarar as despesas, só se descobre o valor gasto no fim do mês, o que pode ser um susto! Nesta área, a tecnologia também é bem vinda, pois por meio do celular, os funcionários podem inserir a despesa no momento em que ela é feita, notificando imediatamente o gestor e o financeiro da empresa.

Como reduzir e controlar os custos?
Otimizar os processos e reduzir a burocracia são as atitudes-chave para diminuir os gastos, não importa qual seja a área e o mercado oferece hoje tecnologias que atendem esse tipo de demanda. Com a automatização dos trabalhos economiza-se tempo e, consequentemente dinheiro. Portanto, não é diferente com o reembolso de funcionários.

Exemplo disso é a ferramenta Rexpense, plataforma criada para fazer a gestão e automatização dos processos de reembolso, que nasceu justamente após a identificação dos desafios listados acima. A tecnologia permite que as despesas sejam inseridas, analisadas e aprovadas praticamente em tempo real, utiliza o recurso de geolocalização para otimizar os reembolsos de viagens feitas com carro do colaborador, além de ter integração com os principais aplicativos de transporte, eliminando a necessidade de dedicar tempo excessivo da equipe e até reduzir o time que cuida apenas disso, direcionando a mão de obra para áreas mais produtivas.  

Jander Martins

Fundador e CEO da Nexxas, Jander Martins tem mais de 35 anos de experiência em tecnologia da informação. Referência na área, também fundou a MasterSAF e atuou no SERPRO na época da informatização do Imposto de Renda.

Sobre a Nexaas
Fundada em 1988, a Nexaas é uma plataforma inovadora de soluções automatizadas feitas para otimizar, de ponta a ponta, todas as áreas da administração de uma empresa, desde as notas fiscais ao reembolso de funcionários, passando pela gestão do faturamento. A marca é responsável por ferramentas como: My Finance, Billimatic, Contabil One, Cobrato, Emites, Rexpense, Siinco.